När du ska beställa en ny webbplats eller app, så är det oerhört viktigt att göra en detaljerad kravspecifikation, både för dig som kund och för digitalbyrån. Det kan låta komplicerat, men det är inte alls så svårt. Det är också en fördel om man kan träffa digitalbyrån och prata igenom projektet innan de lämnar en offert. Det säkerställer att digitalbyrån har förstått din kravspecifikation och kan lämna rätt pris på de lösningar du behöver.
Kravspecifikationen handlar egentligen om att tydligt beskriva dina idéer och önskemål om de uppgifter som hemsidan/appen ska lösa. Du kan göra det i ett Word-dokument och eventuellt komplettera med arbetsflöden och skisser på specifika önskemål.
Var noga med detaljerna. Det räcker inte att bara beskriva dina önskemål i övergripande form. Här är ett exempel:
Exempel - Sökfunktion
Du kanske vill ha en sökfunktion, men vad är det man ska kunna söka efter? Ska man även kunna välja specifika kriterier för sökningen? Om så är fallet, vilka sorteringsalternativ ska det finnas som t.ex. pris, storlek, färg etc.? Det kan vara sådana detaljer som behöver beskrivas.
Det kommer nästan alltid att vara en skillnad mellan vad du föreställer dig i ditt sinne och vad professionella utvecklare föreställer sig. Kravspecifikationen skapar balans och hjälper till så att förväntningarna stämmer överens.
Hur gör man en kravspecifikation?
Det finns inga regler för hur en kravspecifikation ser ut så länge den innehåller en beskrivning av projektets koncept, funktioner, användarupplevelse, element, webbdesign, målsättning, tidsramar och en hint om budget.
Med din kunskap om företagets verksamhet i kombination med digitalbyråns kunskap om webb, kommer ni gemensamt kunna ta fram en specifikation som säkerställer att du blir nöjd med slutresultatet.
Ju mer exakt projektbeskrivningen blir, desto lättare kan digitalbyrån beräkna exakt hur lång tid det tar och vad det kostar. Det är därför ingen tvekan om att ett inledande möte är bra för att kunna ge en bättre förståelse för projektets omfattning och innebörd.
Några råd för att göra en kravspecifikationen
För att komma igång med en kravspecifikation, kan du utgå från följande:
1) Beskriv väsentliga detaljer som projektet ska innehålla - Koncept, målsättning och effekt, eventuell förstudie, tydlig målgrupp, tidsplan, sökoptimering, säkerhetskrav, prestanda, budget etc.
2) Skriv korta användarberättelser/user stories - Vem ska utföra vad och varför? Exempel: Mässutställare ska kunna logga in i appen och söka efter sin monter för att via en karta hitta placeringen i hallen.
3) Beskriv alla väsentliga funktioner utifrån företagets behov - Gallra och prioritera bland önskade funktioner. Funktionalitet ökar komplexiteten i applikationen eller hemsidan, är ofta tidskrävande vilket gör projektet dyrare. Jag rekommenderar att man utvecklar de högst prioriterade funktionerna i första versionen och lägger till fler funktioner efter hand i kommande versioner.
4) Skissa önskemål om hur hemsidan/appen ska se ut - Om du har klara önskemål kring webbdesign, användarupplevelsen, arbetsflöden och teknik så gör enkla skisser och beskrivningar. Det är annars digitalbyråns uppgift att ta fram förslag på bästa lösningar för det som hemsidan/appen ska utföra.
5) Data och databas - Vilka krav och behov finns det? Kommer information/data att samlas in och lagras i en databas? Ska det vara möjligt att söka eller sortera via informationen i databasen? Ska det skickas ut automatiska meddelanden? Ska databasen kopplas mot externa system?
6) Administrationspanel - Vad ska kunna administreras på hemsidan/i appen? Ska olika personer ha olika behörighet? Finns det önskemål kring användardokumentation och utbildning i administrationspanelen?
Varför är kravspecifikationen nödvändig?
Det finns fyra primära anledningar:
- + Det går att att stämma av förväntningarna under projektets gång.
- + Den ligger till grund för att få ett så exakt pris som möjligt.
- + Den är nödvändigt för att få en realistisk tidsplan.
- + Den ger dig ett bättre slutresultat som kund.
"En kravspecifikation är en körguide för hela utvecklingsprocessen och utan riktning är det svårt att hitta rätt väg. Ju mer detaljerad körinstruktionen är, desto större möjlighet är det att nå fram i tid och utan extra bensinkostnader."
Man bör inte underskatta betydelsen av en detaljerad kravspecifikation eftersom den hjälper till att uppfylla förväntningarna och säkrar att både du och digitalbyrån är överens om vad ska utvecklas. Välj en webbyrå som kan hjälpa till att få med alla detaljer och ge goda råd så att du enklare kan ta rätt beslut.
Juridiska frågor
Tänk också på att ställa krav på ägandefrågan så att du äger rättigheterna till innehåll och har rätt att vidareutveckla. Om du äger rättigheterna är det enklare att byta leverantör och få tjänsten vidareutvecklad av någon annan.
Sammanfattning
Kravspecifikationen för offerten blir ofta omfattande eftersom det är många områden som ska beskrivas. Med hjälp av en digitalbyrå kan du få stöd att sammanställa ett offertunderlag kompletterat med de tekniska beskrivningar som behövs.
Var tydlig med vilka delar i projektet som är nödvändiga och vilka som är önskvärda för att uppnå målen. En god idé är att starta med de viktigaste funktionerna för hemsidan/appen så att projektet kan lanseras och sedan vidareutvecklas i etapper.
Kravspecifikationen garanterar att arbetet kan utföras med hög kvalitet samt med en realistisk tidsplan och budget. Specifikationen skapar balans och hjälper till att stämma av förväntningarna för båda parter.
